РЕГИСТРАЦИЯ И АНАЛИЗ ПРИЧИН ОТМЕНЫ ЗАКАЗОВ ПОСТАВЩИКАМ 1С
В случаях когда поставщик по каким либо причинам отказывается отгрузить товар, весь или его часть, заказанный у него ранее, программа позволяет зафиксировать причины отмены заказа. В дальнейшем на основе этой информации (об отменах заказов) программа позволяет проводить анализ поставщиков. Например, на основе накопленных данных об отменах заказов и причин отмен можно выделить наиболее исполнительных поставщиков; на основе накопленной статистики исполнения заказов можно оценить вероятность выполнения заказа конкретным поставщиком и т.д.
Работа с указанным функционалом предполагает следующие этапы:
- Первоначальное заполнение и дальнейшее ведение классификатора причин отмены заказов – этап выполняет сотрудник с компетенциями руководителя отдела закупок;
- Фиксирование причин отмены заказов в процессе закупок – причины фиксируются менеджером по закупкам;
- Анализ причин отмены заказов, анализ поставщиков - этап выполняет сотрудник с компетенциями руководителя отдела закупок.
Рассмотрим последовательно каждый из этапов.
Настройка причин отмены заказов
Для ведения классификатора причин отмены заказов в программе используется список Причины отмены заказов поставщикам. Список можно открыть соответствующей командой в разделе Запасы и закупки. Для регистрации новой причины в списке классификатора нужно воспользоваться командой Создать.
В форме причины отмены заказа необходимо выполнить следующие действия:
- в поле Наименование нужно указать причину отмены заказа;
- если необходимо, то в поле Описание можно дать более развернутую расшифровку причины;
- заказ может отменяться по инициативе поставщика или по инициативе нашей компании, поэтому с помощью переключателя Заказ отменяется из-занеобходимо указать инициатора причины отмены заказа.
Отмена и закрытие заказов поставщикам
Менеджер по закупкам может как полностью отменить заказ поставщику, так и отменить по заказу только те позиции, которые поставщик не поставил по заказу. При этом у отмененных строк в заказе необходимо указать причины отмены. После окончания работы по заказу менеджер по закупкам устанавливает для заказа статус Закрыт. Если поставщик не смог поставить в полном объеме какие-то товары, то в заказе для таких товаров нужно установить флажок Отменено по причине. После установки флажка строка с отмененной позицией будет отмечена бледным цветом. При этом в обязательном порядке рядом с флажком необходимо указать причину отмены, выбрав ее из предварительно заполненного классификатора причин отмены заказов.
Если поставщик не смог поставить какую-то часть одного товара, то предварительно для того чтобы отменить часть такого товара, одну строку с товаром необходимо разбить на две. Для этого можно воспользоваться командой Разбить строку и указать, или количество которое необходимо отменить, или количество которое будет по заказу отгружено. Далее для строки с отмененным количеством товара выполнить действия описанные в выше.
Для того чтобы отменить несколько строк в заказе поставщику, нужно выделить эти строки и выполнить команду Отмена строк - Отменить выделенные строки. Далее программа предложит указать причину отмены заказа открыв классификатор причин отмены и заполнит поле Отменено по причине выбранной причиной. Будут установлены флажки об отмене у тех строк, которые не будут поставлены.
Для того чтобы откорректировать заказ после отгрузки, нужно воспользоваться командой Отмена строк - Отменить не поставленные строки. В этом случае список товаров будет откорректирован в соответствии с уже оформленными документами поставки (документами Поступление товаров и услуг). Далее программа предложит указать причину отмены заказа открыв классификатор причин отмены заказов и заполнит поле Отменено по причине выбранной причиной. Будут установлены флажки об отмене у тех строк, которые не были поставлены. При этом, если не была поставлена часть товара, то программа автоматически разобьет строки и поставит признак отмены у тех товаров, по которым не зарегистрирован документ поставки.
Если необходимо отменить заказ полностью, то нужно выделить все позиции в табличной части документа Заказ поставщику и отменить выделенные строки.
После проведения заказа с отмененными строками по отмененным товарам будет автоматически откорректирован график движения (информация об ожидаемом товаре поставщика).
Важно. Можно просто изменить количество товаров в заказе или удалить недопоставленные позиции. При этом также будет откорректирована информация в графике движения товаров, однако в этом случае будет потеряна информация об исходном заказе поставщику и причинах отмены.
В программе предусмотрена возможность группового закрытия заказов в списке. Для этого отметьте в списке те заказы поставщиков, которые необходимо закрыть. Далее по команде Установить статус можно:
- закрыть полностью отработанные заказы, с помощью команды Закрыт (у полностью отработанных заказов). В этом случае только у полностью отработанных заказов будет установлен статус Закрыт
- закрыть не полностью отработанные заказы, с помощью команды Закрыт ( с отменой неотработанных строк). В этом случае в заказе будут отменены строки (с указанием причин отмены), по которым не был поставлен товар и установлен статус заказа Закрыт.
Анализ причин отмены заказов поставщикам
На основе накопленной информации по отменам заказов можно:
- оценивать вероятность выполнения конкретного заказа конкретным поставщиком с помощью отчета Анализ причин отмены.
- анализировать отмены заказов, как в разрезе причин отмены – отчет Рейтинг причин отмены заказов поставщикам, так и в разрезе поставщиков по которым отмены случались – отчет Статистика отмены заказов поставщикам;
Отчет "Анализ причин отмены"
С помощью отчета Анализ причин отмены в процессе оформления заказа можно оценить вероятность его выполнения поставщиком. Отчет можно открыть с помощью соответствующей команды в панели навигации заказа, а так же в списке заказов поставщику - группа команд Отчеты. Если отчет открывается из формы заказа, то в отчет попадает информация по одному заказу, если из формы списка, то в отчет попадает информация по текущему заказу.
Отчет позволяет ответить на вопросы:
- Какой процент заказов данный поставщик выполняет не полностью?
- Какой процент строк в таких (не полностью выполненных) заказах не выполняет поставщик?
- Какие причины невыполнения (строк) заказов?
В отчет не выводятся случаи отмены по инициативе нашей компании. Во второй раздел отчета выводятся все номенклатурные позиции из заказа, по которым были отмены, если отмен не было – статистика по позициям не выводятся. Процент отмены в заказах в целом считается по всем заказам поставщику.
Отчет "Статистика отмены заказов поставщикам"
Отчет находится в панели отчетов Отчеты по запасам и закупкам, раздела Запасы и закупки и открывается командой Статистика отмены заказов поставщикам.
Отчет позволяет ответить на следующие вопросы:
- Какие поставщики больше всего отменяют строк?
- По каким причинам чаще всего отменяются строки заказов поставщиками?
В отчете количество заказанных и отмененных строк представлено в разрезе поставщиков и причин отмены.
Отчет "Рейтинг причин отмены заказов поставщикам"
Для целей анализа причин отмены заказов в целом можно воспользоваться отчетом Рейтинг причин отмены заказов поставщикам. Отчет можно открыть в панели отчетов Отчеты по запасам и закупкам, в разделе Запасы и закупки соответствующей командой.
Отчет позволяет ответить на следующие вопросы:
- Какой процент строк заказов отменен от общего числа?
- По чьей вине отменяются строки заказов, по нашей или по вине поставщика?
- Какие причины отмены заказа самые распространенные?
Отчет состоит из трех диаграмм:
- Соотношение отмененных и неотмененных строк заказов поставщикам - круговая диаграмма.
- Рейтинг причин отмены по нашей инициативе - горизонтальная гистограмма.
- Рейтинг причин отмены по инициативе поставщика - горизонтальная гистограмма.